Onboarding: Vom Bewerber zum Mitarbeiter – Was gilt es zu beachten?

Der erste Schritt im Onboarding-Prozess: Vorbereitung ist alles!

Die Personalauswahl ist meist aufwendig, kostet Zeit und Ressourcen. Da sie aber zu den Kernaufgaben des Personalmanagements gehört, wird sie im Bewerbungsmanagement-Prozess meist gut und effizient umgesetzt. Sobald die Personalauswahl erfolgreich abgeschlossen ist und der Kandidat den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, geht es in die nächste Stufe der Personaleinstellung: den sogenannten Onboarding-Prozess. Oft wird dieser zweite, wichtige Teil der Personaleinstellung, bei dem der neue Mitarbeiter integriert und damit „an Bord geholt“ wird, vernachlässigt.
Denn auch nach der Zusage muss der Arbeitgeber eine positive Candidate Experience erzeugen, damit der mühsam ausgewählte neue Mitarbeiter dem Unternehmen auch möglichst lange erhalten bleibt. Das ist gerade bei begehrten Fachkräften entscheidend. Zwischen Jobzusage und Arbeitsbeginn vergehen in der Regel einige Wochen. Wochen, in denen die Welt nicht stillsteht und sich gerade für gut ausgebildete Fachkräfte noch interessantere Möglichkeiten ergeben können. Daher ist es wichtig, die neuen Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag ans Unternehmen zu binden und alles so vorzubereiten, dass der Einstieg ein voller Erfolg wird.
Schockieren muss die Tatsache, dass 15 Prozent der Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag an Kündigung denken. Innerhalb der ersten 18 Monate steigen sogar mehr 15 Prozent der Führungskräfte wieder aus. Wie also können Unternehmen, HR-Verantwortliche und Führungskräfte das Onboarding der Mitarbeiter so gestalten, dass es nicht zu Demotivation oder Kündigung in dieser frühen Phase kommt?

Das A und O fürs Onboarding: Neue Mitarbeiter authentisch willkommen heißen

Entscheidend für eine gute Einarbeitung ist die Erkenntnis, dass nicht nur der Arbeitgeber hohe Erwartungen an den neuen Mitarbeiter hat, sondern auch der Mitarbeiter an das Unternehmen. Er hat in der Regel bereits unterschiedliche Onboarding-Prozesse hinter sich und wird diese mit der aktuellen Situation vergleichen. Daher sollte sich der neue Mitarbeiter von Anfang an wohlfühlen, die Atmosphäre und Unternehmensphilosophie vorfinden, die ihm im Vorstellungsgespräch und in der Außendarstellung des Unternehmens versprochen wurden.
Im ersten Onboarding-Schritt sind deshalb gezielt positive Erlebnisse zu schaffen und eine emotionale Basis zu legen. So werden auch mögliche erste Enttäuschungen abgefedert, denn nicht jede einzelne Erwartung eines neuen Mitarbeiters kann erahnt und erfüllt werden. Ist ein Mitarbeiter aber bereits positiv gestimmt, weil er freundlich und herzlich begrüßt wurde, sieht er eher über kleine Unannehmlichkeiten hinweg.
Dazu ist es notwendig, dass der Mitarbeiter authentisch und angemessen begrüßt wird. Sein Arbeitsplatz ist vorbereitet und alle relevanten Mitarbeiter sind über sein Kommen informiert. Das heißt: Der Empfang weiß Bescheid und ruft beim Eintreffen des neuen Mitarbeiters diejenige Person an, die den neuen Mitarbeiter begrüßt und ihn in Empfang nimmt. Wenn einige Kollegen den neuen Mitarbeiter bereits kennen, sollten diese auf jeden Fall dabei sein und bei der Einarbeitung eine wichtige Rolle spielen. So fühlt sich der neue Kollege „gleich wie zuhause“.

So integrieren Sie die neuen Mitarbeiter: Einarbeitungsplan, Team-Veranstaltungen und Co.

Ein gelungenes Personalmanagement mit einem guten Einarbeitungsplan führt dazu, dass „der Neue“ von Anfang an alle Informationen bekommt, die er braucht, um seinen Job ordentlich zu erledigen. Je besser der Onboarding-Prozess vorbereitet wird, desto schneller erhält der Mitarbeiter dieses notwendige Wissen.
Das hat Vorteile für beide Seiten. Das Unternehmen profitiert frühestmöglich vom Neuankömmling. Der Mitarbeiter kann seine Arbeitskraft voll einbringen und sich im neuen Umfeld souverän bewegen. Dieses positive Erlebnis macht ihn zufrieden, bindet ihn von Anfang an ans Unternehmen und sorgt dafür, dass er auch privat positiv vom Unternehmen spricht.
Eine wichtige Rolle neben der fachlichen, systemischen Einarbeitung spielt die soziale Integration. Schön ist es daher, wenn der neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag sein Team kennengelernt und einen festen Ansprechpartner hat, der ihm alles erklärt … auch übliches Verhalten und persönliche Hintergründe, die für eine harmonische Zusammenarbeit von Bedeutung sind. Die Auswahl eines solchen „Buddy“ kann entscheidend dafür sein, wie er sich eingewöhnt.

6 Onboarding-Tipps für den Mittelstand

1. Arbeitsplatz vorbereiten
Der neue Mitarbeiter sollte einen seiner Tätigkeit entsprechenden, vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz vorfinden, so dass er gleich loslegen kann.
2. Information zusammenstellen
Der neue Mitarbeiter sollte eine Willkommensmappe erhalten, in der alle wichtigen Informationen, Regelungen und Vorschriften (zum Beispiel über Unfallverhütung, Arbeits- und Pausenzeiten, betriebliche Zusammenarbeit, Arbeitsordnung) enthalten sind. Darin sollten auch Arbeitsumfeld, Zuständigkeiten und örtliche Gegebenheiten erläutert werden.
Eine gemeinsame Einführungsveranstaltung für alle neuen Mitarbeiter hilft die Kapazitäten der Personalabteilung zu bündeln und sorgt für ein Gruppengefühl bei den neuen Mitarbeitern.
3. Kollegen vorbereiten
Der neue Mitarbeiter sollte rasch und reibungslos in der Gruppe integriert werden. Dazu muss der Vorgesetzte seine Mitarbeiter informieren und sie positiv auf den neuen Mitarbeiter einstimmen.
4. Buddy benennen
Am besten wird ein Kollege bestimmt, der sich des neuen Mitarbeiters besonders annimmt. Dieser macht den Neuen mit den Gepflogenheiten im Unternehmen vertraut und integriert ihn sozial. Eventuell übernimmt er auch die Einarbeitung.
5. Einarbeitungsplan erstellen
Mit einem detaillierten Einarbeitungsplan tun sich sowohl der neue Mitarbeiter als auch der, der ihn einarbeitet, wesentlich leichter. Dann hat man sich im Vorfeld bereits Gedanken über die Aufgaben des neuen Mitarbeiters gemacht und setzt ihn so ein, dass er schnell und sicher die Arbeiten erledigen kann, für die er eingestellt wurde.
6. Feedbackmöglichkeiten schaffen
Nichts und niemand ist perfekt. Es kann immer zu Irritation und Enttäuschung beim neuen Mitarbeiter kommen. Deshalb sollte man ihn aktiv fragen, wie es ihm geht. Gegebenenfalls müssen der Vorgesetzte und der Buddy gemeinsam versuchen, etwaige Probleme und die drohende Unzufriedenheit des neuen Mitarbeiters möglichst einfühlsam und unkompliziert aus dem Weg zu räumen, damit der Onboarding-Prozess positiv abgeschlossen werden kann.

Fazit:

Gutes Personalmanagement beinhaltet einen frühzeitigen und authentischen Onboarding-Prozess, der eine positive Candidate Experience hervorruft. Je schneller nach der Personaleinstellung mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter begonnen wird, desto schneller findet eine positive Bindung ans Unternehmen statt. Ein guter Einarbeitungsplan beinhaltet neben fachlichem Wissen auch die soziale Integration, damit sich der neue Mitarbeiter von Anfang an wohlfühlt.


Denny Hölscher

Denny Hölscher

Als geschäftsführender Gesellschafter der prosoft Vertriebs- und Consulting GmbH verantwortet Denny Hölscher die Bereiche Vertrieb, Marketing und Support für Deutschland und Österreich. Sein Ziel: „Zufriedene Kunden, innovatives Marketing, optimale Prozessabläufe und solide Expansion.”

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