5 Tipps für ein schnelles Bewerberfeedback

2 bis 3 Monate kein Feedback

Wer sich schon häufiger beworben hat, dem wird eines nicht erspart geblieben sein: ausgedehnte Feedbackzeiten im Bewerbungsprozess. Das kann mehrere Gründe haben: Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Bewerbungseingängen brauchen Zeit, um eine qualitative Auswahl zu treffen. Lange Kommunikationswege zwischen Entscheidern und ineffiziente Recruiting-Prozesse ziehen den Bewerbungsprozess in die Länge. Und eine fehlende Strategie oder Automatisierung in der Bewerberkommunikation verhindert, dass der Kandidat regelmäßiges Feedback erhält. Der Talent Board EMEA Candidate Experience Research Report liefert Zahlen, die aufhorchen lassen: Etwa ein Drittel der Bewerber erhält nach Bewerbungseingang keine Informationen über weitere Schritte im Bewerbungsprozess. 28 % gaben an, ganze 2 bis 3 Monate nach der Bewerbung überhaupt nichts von dem rekrutierenden Unternehmen gehört zu haben. Ihren Bewerbungsstatus einsehen konnte weniger als die Hälfte der Kandidaten. Insgesamt wurden in dem Report 25.000 Jobsuchende aus Europa, dem Mittleren Osten und Afrika befragt – mit einer hohen Teilnehmerzahl aus Deutschland.

Der Feedbackkonflikt

Der Nachteil an langen Feedbackzeiten: Bewerber sammeln negative Erfahrungen im Recruiting-Prozess, die sich auf ihr Verhalten auswirken können. Manche Kandidaten sehen davon ab, sich erneut beim Unternehmen zu bewerben, andere geben schlechte Bewertungen auf kununu und Co. ab: In dem Arbeitgeberbewertungsportal haben Bewerber die Möglichkeit, Sternebewertungen zur Phase vor, während und nach dem Bewerbungsprozess abzugeben, z. B. in den Kategorien schnelle Antwort, zufriedenstellende Reaktion oder Erwartbarkeit des Prozesses. Fehlendes Feedback kann ein Mangel an Interesse oder Wertschätzung signalisieren. Bewerber wollen über weitere Schritte im Bewerbungsprozess und den Status quo ihrer Bewerbung möglichst zeitnah informiert werden. Je mehr Wartezeit, desto höher ist das Risiko, dass ein qualifizierter Kandidat bereits ein anderes Stellenangebot angenommen hat. Zwischen Bewerber und Unternehmen besteht ein Konflikt, der sich in der Zeitfrage manifestiert: Kandidaten wollen ein möglichst schnelles Feedback, Unternehmen brauchen Zeit, um die richtige Entscheidung zu treffen. Aber auch Arbeitgebern ist an einem schnellen Prozess gelegen: Sie streben nach einer kurze Time-to-Hire, um Vakanzen rasch zu besetzen. Insbesondere Anbieter aus der Personalbranche sind oft unter Zugzwang: Kunden erwarten ein zeitnahes Feedback, um ihren Personalbedarf kurzfristig zu decken.

5 Tipps für kurze Feedbackzeiten im E-Recruiting

Tipp 1 – Informationen zum Bewerbungsstatus: Gerade wenn der Bewerbungsprozess absehbar etwas länger dauert, sollten Kandidaten über den Status quo ihrer Bewerbung informiert werden, zum Beispiel über eine Eingangsbestätigung und einen Wartebrief. Durch regelmäßiges Feedback werden die Kandidaten in den Bewerbungsprozess involviert und bei der Stange gehalten. Wenn Bewerber wissen, was sie erwartet, können sie sich besser auf den Prozess einstellen. Daher lohnt es sich zu Beginn kurz über die einzelnen Schritte und Abläufe im Bewerbungsprozess zu informieren.
Tipp 2 – Automatisierung des Kommunikationsprozesses: 65 % der Bewerber wünschen sich eine Eingangsbestätigung ihrer Bewerbung, so eine Umfrage von Software Advice mit rund 300 Jobsuchenden. Durch das Eingangsfeedback verbessert sich die Candidate Experience nach Meinung der Befragten deutlich. Eine automatische Eingangsbestätigung (Autoresponder) sorgt dafür, dass Kandidaten unmittelbar nach Eingang ihrer Bewerbung informiert werden. Anwender einer E-Recruiting-Software wie bspw. prosoftrecruiting© können neben der Eingangsbestätigung weitere Teile der Kommunikation automatisieren: Einladungen zum Bewerbungsgespräch, Absagen oder Wartebriefe werden per Mausklick verschickt. Solche Direktaktionen ermöglichen schnelle Reaktionszeiten bei gleichzeitiger Zeit- und Ressourceneinsparung. Damit Recruiter die Kommunikation mit Kandidaten genau nachvollziehen können, ist eine Kontakthistorie in den Bewerberprofilen integriert: Dadurch behalten Recruiter wichtige Kontaktpunkte der Candidate Journey genau im Blick.
Tipp 3 – Prozessverschlankung: Ineffiziente Prozesse und lange Kommunikationswege ziehen die Time-to-Hire in die Länge. Eine zentralisierte und transparentere Kommunikation zwischen Entscheidern ermöglicht schnellere Rückmeldungen. Aber auch verschlankte Prozesse tragen zu einer kürzeren Feedbackzeit bei. Ein digitales Aufgabenmanagement über einen Aufgabenplaner ermöglicht es, To-dos zu definieren, zu priorisieren und an Bearbeiter zuzuweisen. Zeitraubende Arbeitsschritte wie z. B. die Erstellung und Publikation von Stellenenzeigen, lassen sich durch Prozessautomatisierung und E-Recruiting-Tools vereinfachen. prosoftrecruiting© bietet bspw. einen Stellenanzeigen-Konfigurator, mit dem Anwender ihre CI-konforme Stellenanzeige in der Software erstellen: Sie wählen das passende Layout und Headerbild, platzieren ihr Logo und definieren per Mausklick relevante Inhalte. Die Stellenanzeige lässt sich per Multiposting-Funktion in mehreren ausgewählten Stellenportalen gleichzeitig streuen. Für Anbieter aus der Personalbranche hat die Prozessverschlankung den Vorteil, dass sie ihre Feedbackzeit gegenüber Kunden beschleunigen. Ein besonders praktisches Feature in diesem Kontext ist der Profilversand mit Bewertungs- und Kommentarfunktion: Anwender können Kandidatenprofile als Link, E-Mail-Anhang oder PDF an mehrere Kunden gleichzeitig versenden. Die Empfänger haben die Möglichkeit, Profile zu bewerten und Kommentare abzugeben.
Tipp 4 – Matching-Algorithmen für eine schnelle Vorselektion: Eine Matching-Funktion ist besonders für Unternehmen mit einer Vielzahl an Bewerbungseingängen interessant. Der Matching-Algorithmus vergleicht Stellenanforderungen und Bewerberprofile nach spezifischen Kriterien für eine schnelle Vorqualifizierung von Kandidaten. In prosoftrecruiting© erfolgt der Abgleich auf Skillebene anhand frei definierbarer Skills, Kompetenzen aus dem Katalog der Bundesagentur für Arbeit oder ausgelesenen (CV-Parsing) Skills aus Lebensläufen. Darüber hinaus lassen sich zahlreiche weitere Kriterien definieren, zum Beispiel der Gehaltsrahmen, Mobilität oder Schichtbereitschaft. Für ein präzises Matching nach eignen Prioritäten lassen sich einzelne Skills gewichten. Als Ergebnis erhalten Recruiter ein Eignungsranking ihrer Bewerber. Durch das automatisierte Matching sparen sie Zeit bei der Vorselektion der Kandidaten und können ihrer Feedbackzeiten verkürzen.
Tipp 5 – Controlling: Recruiting-Kennzahlen und Bewerberfeedback können dazu beitragen, Schwachstellen im Bewerbungsprozess aufzudecken. Gelingt es bspw. zielgruppengerechtere Kanäle auszuwählen anstatt an der Zielgruppe vorbei zu kommunizieren, können Recruiter mehr qualifizierte Bewerbungseingänge generieren und die Anzahl überflüssiger Bewerbungen minimieren. Das erleichtert den Auswahlprozess und trägt zu kürzeren Feedbackzeiten bei. Hilfreiche Kennzahlen dafür sind z. B. die Anzahl der Einstellungen je Recruiting-Kanal oder die Beschaffungskanaleffektivität.

Fazit

Ein schnelles Feedback an Bewerber und Kunden kommt nicht nur diesen zu Gute, sondern verschafft dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile im Recruiting: Es verbessert die Candidate Experience der Bewerber und erhöht dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass sich Kandidaten erneut bewerben oder den Bewerbungsprozess positiv bewerten. Kurze Kommunikationswege und Prozessverschlankung tragen dazu bei, dass Unternehmen Feedbackzeiten und Time-to-Hire verkürzen, um Vakanzen schneller zu besetzen.

Quelle Foto: ©  Antonioguillem / Fotolia


prosoft-Team

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