Papierchaos in der Lohnabrechnung abschaffen – Datenschutzkonform und einfach

Ihr Erfolg in der Zeitarbeit steht und fällt nicht nur im Vertrieb – sondern auch im Backoffice. Die tägliche Verwaltungsarbeit ist zeit- und kostenintensiv, bringt aber keinen Umsatz. Darum müssen Prozesse laufend auf Verbesserungsmöglichkeiten überprüft, und diese konsequent umgesetzt werden.

Um Prozesskosten weiter zu senken wurde bei AÜOffice® schon früh ein eigenes Dokumentenmanagementsystem integriert. Über den eingebauten PDFMailer können zusätzlich Auswertungen wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt per E-Mail versendet werden.

Das monatliche Papierchaos kann also schnell beseitigt werden, indem Lohn-/ Gehaltsabrechnungen nicht mehr ausgedruckt und an Mitarbeiter übergeben/verschickt werden, sondern über die eingebaute Funktion direkt per E-Mail versendet werden.

 

Das BDSG schreibt jedoch vor, dass diese Übermittlung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an den Mitarbeiter vor unbefugten Zugriffen sicher (End-to-End-verschlüsselt) sein muss. Eine weitere technische Anforderung ist, dass der Arbeitgeber bei Rechtsstreitigkeiten nachweisen muss, dass die Lohn- / Gehaltsabrechnung beim Arbeitnehmer tatsächlich zugestellt wurde. Schnell wird klar, dass bei einer reinen Übermittlung über E-Mail diese Anforderungen nicht erfüllt sind – weder ist der Inhalt der E-Mail End-to-End-verschlüsselt, noch lässt sich der Zugang bei der autorisierten Person automatisch nachweisen.

Wenn Sie digitale Lohn-/Gehaltsabrechnungen also rechtskonform nutzen wollen, müssen Sie eine Lösung finden, die Daten End-to-End-verschlüsselt und so zu übermitteln, dass Sie den Zugang beim Mitarbeiter nachweisen können.

 

Dafür gibt es zwei einfache Praxismöglichkeiten:

Clevere Tools einbinden: Die Versand über E-Mail ist ebenfalls weiter möglich, wenn Sie eine End-to-End-Verschlüsselung einbinden (nicht zu verwechseln mit einer elektronischen Signatur) und die Übermittlung nachweisen können. Hierfür gibt es Tools wie Brainloop (vom gleichnamigen Hersteller) oder den End-to-End-verschlüsselten Cloudspeicher Secure Data Space von SSP Europe. Beide Tools ermöglichen eine vollständige Integration in Outlook. Die beigefügten Dateien werden automatisch über eine verschlüsselte Plattform übermittelt, nicht mehr als Dateianhang. Der Download (Zugang) des Empfängers wird dabei automatisch dokumentiert.

Integration von E-POST nutzen: In unserer Zeitarbeitssoftware AÜOffice® ist E-POST vollständig integriert. Die Auswertungen werden über den PDFMailer an E-POST übergeben. E-POST nutzt eine End-to-End verschlüsselte Übertragung für den anschließenden Versand, wobei der Nachweis über die Zustellung lückenlos möglich ist.

Beide Lösungen ermöglichen eine einfache, schnelle und rechtssichere Umsetzung, ohne dabei teure und komplexe eigene Lösungen (bspw. Intranet-Anbindung) schaffen zu müssen.


Laura Wegmann

Laura Wegmann

Laura Wegmann ist für prosoft als Mitarbeiterin im Außendienst mitverantwortlich für die Betreuung von Kunden und Interessenten vor Ort. Zusätzlich ist die Wirtschaftsfachwirtin als Referentin im prosoft Seminar-Team tätig.

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