Onboarding: Was ist das eigentlich?

Neue Mitarbeiter an Bord holen

Der erste Arbeitstag kann ganz schön nervenaufreibend sein. Klar, als Bewerber hat man sich sorgfältig über das Unternehmen informiert, kennt das Tätigkeitsfeld und die Unternehmensphilosophie. Als Neuling fühlt man sich trotzdem: Die Kollegen sind noch nicht persönlich bekannt und wie der Arbeitsalltag abläuft ist bisher nur Phantasie. Umso schlimmer ist es, wenn man voller Elan, wenn auch mit dem ein oder anderen mulmigen Gefühl, beim neuen Arbeitgeber erscheint und nicht weiß, wohin. Ist denn niemand da, um einen zu empfangen? Hat man sich dann erst mal ziemlich verloren zu dem richtigen Ansprechpartner durchgefragt, stellt sich heraus, dass der eigene Arbeitsplatz noch gar nicht eingerichtet ist. Auch wenn die Aufgabenbereiche doch irgendwie aus der Stellenbeschreibung und den eigenen beruflichen Erfahrungen bekannt sind, weiß man nicht so recht, was jetzt zu tun ist. So will wohl kein neuer Arbeitnehmer seinen ersten Arbeitstag erleben. Doch knapp 15 % der der Unternehmensneulinge fühlen sich schon vom ersten Tag so unwohl bei ihrem neuen Arbeitgeber, dass sie an Kündigung denken. Sollten sie ihren Kündigungsgedanken tatsächlich in die Tat umsetzen, wäre das mit einer kosten- und zeitintensiven Neurekrutierung verbunden. Der Bewerbungsprozess müsste noch einmal von vorn beginnen. Und auch wenn der Mitarbeiter seine Kündigung nicht durchzieht, wirkt sich die negative erste Erfahrung auf sein Bild vom Arbeitgeber und seine Zufriedenheit im Unternehmen aus. Das verhindert eine positive Mitarbeiterbindung und Identifikation mit dem Unternehmen.

Umso wichtiger ist es, dass sich neue Mitarbeiter von Anfang an im Unternehmen wilkommen fühlen. Hier wird der Grundstein für die künftige Beziehung zum Arbeitgeber, dem Arbeitsplatz und den Kollegen gelegt. Als strukturierter Prozess zur Eingliederung neuer Mitarbeiter hat das Onboarding deshalb in der HR-Praxis an Bedeutung gewonnen. Onboarding ist die Kurzform für „taking on board“, also das An-Bord-Nehmen neuer Mitarbeiter. Viele Maßnahmen des Onboardings scheinen auf den ersten Blick offensichtlich: Der neue Kollege wird an seinem ersten Arbeitstag in Empfang genommen und zu seinem Arbeitsplatz begleitet. In einer Führung durch das Unternehmen erhält er einen Einblick in die Räumlichkeiten und lernt die neuen Mitarbeiter kennen. Um ihn gezielt auf seine neuen Aufgaben vorzubereiten, erhält er einen Einarbeitungsplan. Das alles scheint intuitiv selbstverständlich. Dennoch steckt oft mehr Organisations- und Planungsaufwand dahinter, als erwartet. Welche konkreten Arbeitsgeräte benötigt der neue Mitarbeiter zum Beispiel? Und wer kümmert sich um die Bereitstellung des Equipments? Wer nimmt den neuen Kollegen wann in Empfang? Wird ihm ggf. ein Mentor zur Seite gestellt, der ihn durch den Tag oder auch die gesamte Woche begleitet? Reichen die personellen Kapazitäten dafür aus? Wer erstellt den Einarbeitungsplan? Und welche Aufgaben eignen sich dazu, den Mitarbeiter fachlich einzugliedern? All diese Fragen sind Teil der Vorbereitung eines strukturierten Onboardings. Und das ist erst der erste Schritt. Denn die Maßnahmen müssen schließlich noch umgesetzt und nachbereitet werden. Eine Nachbereitung ist sinnvoll, um die einzelnen Schritte zu evaluieren und anhand relevanter Kennzahlen oder einer Mitarbeiterbefragung zu evaluieren. Mit den richtigen Informationen lässt sich das Onboarding mit Blick auf die Eingliederung künftiger Mitarbeiter optimieren.

Entscheidend ist, dass Onboarding mehr ist, als die Erstellung eines Einarbeitungsplans. Oft rücken wichtige Umsetzungsschritte neben der fachlichen Integration in den Hintergrund. Ebenso relevant sind aber auch die soziale und kulturelle Eingliederung: Der Mitarbeiter wird Teil eines neuen Teams und internalisiert mit seiner Praxiserfahrung wichtige Unternehmenswerte, über die er zuvor vielleicht nur auf dem Papier oder im Internet gelesen hat. Das ist noch einmal eine ganz andere Erfahrung als die mentale Beschäftigung mit dem Unternehmen, seiner Philosophie und seinen Tätigkeitbereichen. Und genau deshalb ist das Onboarding entscheidend: um neuen Mitarbeitern praktische Orientierung zu geben und es ihnen leichter zu machen, sich im Unternehmen einzuleben. Zu einer gelungenen Candidate Experience gehört das Onboarding im Idealfall dazu.

Ziele des Onboardings

Onboarding hat vor allem eines zum Ziel: Mitarbeiter sollen sich vom ersten Tag an im Unternehmen wohl und wertgeschätzt fühlen. Wer neu in ein Unternehmen kommt und noch nicht genau absehen kann, was ihn erwartet, ist stärker von der Unterstützung seiner Kollegen abhängig. Feste Strukturen, wie zum Beispiel ein geregelter Einarbeitungsplan, geben Planungssicherheit und Orientierungshilfe. Sind Abläufe erst einmal internalisiert, kann die oft als negativ beschriene Routine Struktur geben. Routinierte Prozesse können nämlich auch Sicherheit vermitteln und müssen nicht zwangsläufig zu Langeweile führen. Bevor das aber der Fall ist, sind externe Strukturen wie ein Einarbeitungsplan sinnvoll. Schrittweise können dabei höhere Gestaltungsspielräume geschaffen werden, so dass der Mitarbeiter auf der einen Seite von einer festen Struktur zur Orientierung profitiert, auf der anderen Seite aber auch mitgestalten kann. Neben diesen praktischen Aspekten erfüllt das Onboarding auch die Funktion, dem Mitarbeiter das Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln: Er merkt, dass sich sein Arbeitgeber von Anfang an um ihn bemüht und dass er im neuen Kollegenkreis anerkannt wird. Genau deshalb endet das Onboarding auch nicht bei der fachlichen Eingliederung. Sozial und unternehmenskulturell integrierte Mitarbeiter identifizieren sich besser mit ihrem Unternehmen. Eine höhere Identifikation geht oft Hand in Hand mit der Mitarbeiterzufriedenheit und –motivation. Für den Arbeitgeber kann das den Vorteil haben, dass der Mitarbeiter dem Unternehmen gegenüber langfristig verbunden fühlt, eine höhere Leistungsbereitschaft zeigt und produktiver arbeitet. Je besser die Einarbeitung und Eingliederung funktioniert, desto stabiler ist der erste Grundstein als vertrauensvolle Basis einer dauerhaften Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Entscheidend dafür ist auch eine offene Kommunikation, die gegenseitige Erwartungen klar absteckt und konstruktives Feedback zulässt.

Fazit

Onboarding bezeichnet das An-Bord-Nehmen neuer Mitarbeiter, mit dem Ziel, dass sie sich vom ersten Tag an im Unternehmen wohlfühlen. Verfrühten Kündigungen oder Unzufriedenheit soll damit vorgebeugt werden. Nicht nur die fachliche Eingliederung, etwa durch einen Einarbeitungsplan, sondern auch die soziale und kulturelle Integration sind von Bedeutung. Die Eingliederung in das Unternehmen bietet dem Mitarbeiter eine Orientierungshilfe und vermittelt von Anfang an ein Gefühl der Wertschätzung. Ein gelungenes Onboarding verhilft dem neuen Arbeitnehmer dazu, sich besser mit dem Unternehmen zu identifizieren und erhöht die Mitarbeiterbindung.

Quelle Foto: Fotolia © denisismagilov


Denny Hölscher

Denny Hölscher

Als geschäftsführender Gesellschafter der prosoft Vertriebs- und Consulting GmbH verantwortet Denny Hölscher die Bereiche Vertrieb, Marketing und Support für Deutschland und Österreich. Sein Ziel: „Zufriedene Kunden, innovatives Marketing, optimale Prozessabläufe und solide Expansion.”

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