Onboarding im Kontext: vom Bewerber zum Mitarbeiter

Beziehungsmanagement von Anfang an

Der erste Arbeitstag in einem neuen Unternehmen ist eine emotionale Angelegenheit: Abhängig von der eigenen Disposition spielen viele durchmischte Gefühle eine Rolle – von Neugierde und Vorfreude über Unsicherheit oder gar Angst. Erwartungsfrei geht wohl kaum jemand an einen solchen Neuanfang heran. Veränderungen bergen immer auch Unwägbarkeiten und lassen sich nicht vollständig vorhersehen oder kontrollieren. Genau deshalb ist eine strukturierte Integration neuer Mitarbeiter so wertvoll. Struktur gibt Orientierung und schmälert die Unsicherheit. Der neue Arbeitskollege soll sich von Anfang an als Mitglied des Unternehmens und dessen Belegschaft fühlen, nicht wie ein Außenseiter. Sicherlich benötigt der Prozess vom Unternehmensneuling zum Insider seine Zeit, lässt sich aber mit einem gelungenen Onboarding deutlich erleichtern. Die Erwartungshaltung des neuen Mitarbeiters ist von seinen Erfahrungen und seiner noch kurzen Beziehung zum Unternehmen geprägt. Einen Bezug zum neuen Arbeitgeber gewinnt er bereits dann, wenn er zum ersten Mal auf das Unternehmen aufmerksam geworden ist. Die verschiedenen Phasen der Candidate Journey werden im Modell des „Candidate Experience Wheel“ in sechs Schritten dargestellt. Zwar ist das Onboarding erst der fünften Phase zugeordnet, doch haben bereits die vorhergehenden Kontaktpunkte (Touchpoints) Einfluss auf die Erwartungshaltung des neuen Mitarbeiters und auf die künftige Arbeitgeber-Arbeitnehmer Beziehung. Für ein erfolgreiches Onboarding lohnt es sich deshalb, einen Blick auf die verschiedenen Touchpoints in der Candidate Journey zu werfen.

Phasen einer erfolgreichen Candidate Journey

Anziehung: Der potentielle Bewerber und künftige Mitarbeiter wird positiv auf das Unternehmen aufmerksam, zum Beispiel über ein ansprechendes Recruiting-Video als Instrument im Employer Branding. Bereits hier werden erste Erwartungen geschürt. Vermittelt das Video ein geschöntes Image vom Unternehmen, das der Arbeitsrealität nicht gerecht wird, ist das im späteren Onboarding eher kontraproduktiv. Der Mitarbeiter kommt mit einer überhöhten Erwartungshaltung ins Unternehmen, so dass Enttäuschungen vorprogrammiert sind. Eine authentische Vermittlung des Arbeitgeberimages in allen Kontaktphasen beugt einem solchen Eigentor vor. Recruiting-Videos oder Stellanzeigen, die attraktiv gestaltet sind und dabei realistisch bleiben, sind für die Bindung neuer Mitarbeiter von Vorteil. Zwar lassen sich über geschönte Darstellungen ggf. in der ersten Phase mehr Bewerber anlocken, doch besteht dann zum einen eine Ernüchterungsgefahr und zum anderen beißen auch eher Kandidaten an, die nicht ins Unternehmen passen.

Information: In dieser Phase informieren sich potentielle Bewerber gezielter über interessante Aspekte des Unternehmens, zum Beispiel dessen Tätigkeitsfelder, Produkte und Dienstleistungen. Hier überprüfen sie genauer, ob sie sich die Aufgabenfelder und eine Tätigkeit in diesem Unternehmen mit seiner spezifischen Kultur vorstellen können. Nach der ersten eher emotional gefärbten Phase der Anziehung spielen auch rationalere Überlegungen eine Rolle. Eine Entscheidung wird in der Regel auf der Basis emotionaler und mentaler Überzeugung gefällt.

Bewerbungsphase: Auch wenn ein Kandidat sich für eine Bewerbung entschieden hat, ist noch nicht gesagt, dass er dabei bleibt. Ein langer, aufwändiger Bewerbungsprozess, zum Beispiel seitenlange Formulare in der Online-Bewerbung, erhöhen die Wahrscheinlichkeit eines Bewerbungsabbruchs. Entscheidend ist deshalb, die Candidate Experience des Bewerbers nicht zu vernachlässigen. Eine Möglichkeit, den Aufwand einer Online-Bewerbung zu reduzieren, ist das CV-Parsing. Eine kurze Time-to-Hire einhergehend mit schnellen Feedbackzeiten wirken ebenfalls positiv auf die Erfahrung des Kandidaten. Bewerber, die lange auf eine Antwort warten müssen, finden mit höherer Wahrscheinlichkeit in der Zwischenzeit ein anderes Unternehmen, das sie interessiert oder einstellt. Kurze Kommunikationswege zwischen Personalentscheidern und effektive Auswahl- und Beurteilungsinstrumente verkürzen den Rekrutierungsprozess. Eine Möglichkeit dafür ist die Nutzung unterstützender Recruiting-Software. Für das spätere Onboarding entscheidend ist vor allem der persönliche Kontakt zwischen Unternehmen und Bewerber in dieser Phase. Im Bewerbungsgespräch  können die gegenseitigen Erwartungen und Anforderungen genau abgesteckt und Unsicherheiten durch Rückfragen ausgeräumt werden. Der Bewerber und künftige neue Mitarbeiter geht dann mit einer gesunden Erwartungshaltung an seine neue Arbeitsstelle heran und hat eine konkrete Vorstellung über seine Aufgaben im neuen Unternehmen.

Auswahl: Ein zeitnahes Feedback im Auswahlprozess wirkt sich positiv auf die Candidate Experience aus. Zu beachten ist, dass Zu- oder Absagen bestimmten Kriterien unterliegen, damit Bewerber das Unternehmen im Falle einer Absage nicht wegen Diskriminierung verklagen können (AGG). Eine schnelle Zusage und Terminierung der Vertragsunterzeichnung sowie die Zusicherung, dass sich der neue Mitarbeiter jederzeit bei Rückfragen melden kann, signalisieren Verlässlichkeit und Professionalität. Die richtigen Signale für eine positive Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung kann das Unternehmen bereits vor dem Onboarding-Prozess senden, der ja nur eine Phase der Candidate Journey darstellt. In der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag besteht die Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter bereits einzubinden, beispielsweise wenn Team-Events stattfinden. Natürlich nur, wenn er darauf Lust hat.

Onboarding: Bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag antritt, sind einige Vorbereitungen zu treffen. Der Arbeitsplatz muss eingerichtet und die Kollegen informiert werden. Vorab ist z. B. zu klären, welches Equipment der neue Arbeitnehmer benötigt, wer ihn an seinem ersten Tag wann in Empfang nimmt, welche Informationen und Materialien er benötigt, ob es einen Plan zur Einarbeitung gibt, einen Buddy oder Mentor…. Ist das Onboarding nach sorgfältiger Vorbereitung gelungen, steht im Idealfall noch eine Nachbereitung an, um den Erfolg des Prozesses zu evaluieren.

Nachhaltige Mitarbeiterbindung: Sind die bisherigen Kontaktpunkte im Candidate Wheel erfolgreich gemeistert, hat der Arbeitgeber eine solide Basis für eine positive Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung gelegt. Jetzt gilt es, den Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Regelmäßige konstruktive Feedbackgespräche und ein vertrauensvolles Betriebsklima tragen z. B. dazu bei, dass sich der Arbeitnehmer im Unternehmen wohl fühlt und Probleme offen anspricht.

Fazit

Das Onboarding legt einen wichtigen Grundstein für die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Ob der Eingliederungsprozess erfolgreich ist, hängt auch von den vorherigen Kontaktpunkten zwischen Unternehmen und Bewerbern bzw. künftigen Mitarbeitern ab. Als integrativer Bestandteil der Candidate Journey ist es sinnvoll, das Onboarding im Kontext zu betrachten und nicht separat. Vor allem die Erwartungen der Bewerber/neuen Mitarbeiter spielen eine Rolle dabei, ob sie schon am ersten Arbeitstag Ernüchterung erfahren oder sich positiv auf ihre Zeit im Unternehmen einstellen.

Quelle Foto: Fotolia © DOC RABE Media


Denny Hölscher

Denny Hölscher

Als geschäftsführender Gesellschafter der prosoft Vertriebs- und Consulting GmbH verantwortet Denny Hölscher die Bereiche Vertrieb, Marketing und Support für Deutschland und Österreich. Sein Ziel: „Zufriedene Kunden, innovatives Marketing, optimale Prozessabläufe und solide Expansion.”

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>