Onboarding: ein strategischer Prozess

Erfolgreiches Onboarding braucht Feedback

Der erste Arbeitstag im neuen Unternehmen zählt zu den kritischen Phasen der Mitarbeiterbindung. 60 % der neuen Mitarbeiter treffen die Entscheidung über ihren Verbleib im Unternehmen in der Anfangsphase. Verlaufen die ersten Arbeitswochen unstrukturiert, kann das Unsicherheit, Orientierungslosigkeit oder sogar Ängste auslösen. Hat der Mitarbeiter zuvor eine überhöhte Erwartungshaltung an die neue Stelle entwickelt, führt das schnell zu Frustration und Enttäuschung. Ein wichtiges Instrument im Onboarding ist deshalb der so genannte psychologische Vertrag. Arbeitnehmer und Arbeitgeber hegen beide bestimmte Erwartungen an den anderen und können im Gegenzug eigene Angebote machen. Diese oft impliziten Parameter werden im psychologischen Vertrag thematisiert und ausgehandelt. Das geschieht im Gegensatz zum Arbeitsvertrag nicht in Schriftform, sondern zum Beispiel in den Feedback- oder Mitarbeitergesprächen. Was sind beide Seiten bereit zu leisten? Welche Erwartungen hegt der Mitarbeiter bezüglich Arbeitsbedingungen, Arbeitssicherheit oder Aufgabenspektrum? Ist er bereit im Gegenzug für die Arbeitgeberleistungen, eine angemessene Leistung zu erbringen? Auch wenn der psychologische Vertrag im Laufe der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung immer wieder neu verhandelt wird, spielt er schon im Onboarding eine wichtige Rolle. Ein zentraler Bestandteil der Integration von neuen Mitarbeitern sind vertrauensvolle Feedbackgespräche, in denen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ihre gegenseitigen Erwartungen offen ansprechen. Bereits im Bewerbungsprozess haben beide Parteien eine erste Erwartungshaltung entwickelt, die im Idealfall in der Onboarding-Phase zur Sprache kommt. In Follow-Up-Gesprächen kann schließlich überprüft werden, inwieweit die Anforderungen auch tatsächlich erfüllt wurden. Für ein strukturiertes Onboarding kann das gegenseitige Feedback gezielt eingeplant werden. Struktur in der Onboarding-Phase vermittelt dem Mitarbeiter Sicherheit und erleichtert die Orientierung sowie die fachliche, soziale und kulturelle Integration.

Die wichtigsten Umsetzungsschritte

Ein strukturierter Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen untergliedern, angefangen mit der Vertragsunterzeichnung des neuen Mitarbeiters bis zur nachhaltigen Bindung.

Vorbereitung: Oft liegt zwischen Vertragsunterzeichnung und Unternehmenseintritt ein Zeitraum, den Arbeitgeber ideal zur Vorbereitung des Onboardings nutzen können. Wichtige Schritte dazu sind zum Beispiel:
die Einrichtung des Arbeitsplatzes: Welches Equipment benötigt der neue Mitarbeiter (Schreibtisch, vorkonfigurierter PC, Telefon, Schlüssel, Visitenkarten, Namensschild, Passwörter…)? Wer kümmert sich um die Bereitstellung?
konkrete Ansprechpartner nennen: Es kann immer sein, dass der künftige Mitarbeiter noch Fragen hat. Eine Liste mit den Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Ansprechpartnern oder Visitenkarten sind deshalb sinnvoll.
wichtige Informationen zusammenstellen: Auch wenn sich der neue Arbeitnehmer schon über das Unternehmen, dessen Produkte/Dienstleistungen und Kultur informiert hat, wird er sicher dankbar sein, die Informationen bei dem vielen Input noch einmal schriftlich vorliegen zu haben. Eine Infomappe enthält beispielsweise ein Unternehmenshandbuch, Broschüren, Weiterbildungs- und Fortbildungskataloge, ein Organigramm oder eine Liste mit Zugangsdaten (E-Mail-Passwort, Zugangsdaten zur E-Learning-Plattform …). Kreative Ansätze sind zum Beispiel Quizspiele zum Unternehmen, die wichtige Fakten spielerisch abfragen. Die Nutzung solcher Gamification-Elemente im Recruiting ist ein Markenzeichen des Recruitainments.
Einarbeitungsplan erstellen: Vor allem für die fachliche Integration ist ein Einarbeitungsplan relevant. Der Mitarbeiter wird sukzessive an seine neuen Aufgaben herangeführt und kann peu à peu immer mehr Verantwortung übernehmen.
Arbeitskollegen informieren: Damit der neue Arbeitnehmer nicht skeptisch beäugt wird, sollten die Mitarbeiter vorab informiert werden. Ein kurzer Text zur Person mit genauem Eintrittsdatum und ggf. Profilfoto lässt sich z. B. im Intranet oder per E-Mail kommunizieren. Zusätzlich sollte sichergestellt werden, dass ein Unternehmensmitglied den neuen Mitarbeiter am Eintrittstag zu seinem Arbeitsplatz begleitet.
Buddy/Paten benennen: Ist es sinnvoll, dem neuen Mitarbeiter einen Paten zur Seite zu stellen? Wer käme dafür in Frage? Es kann hilfreich sein, einen Mitarbeiter mit einem ähnlichen Aufgabenbereich auszuwählen, der den künftigen Kollegen in seinen Arbeitsbereich einführt und bei Rückfragen unterstützt.

Orientierung: Auf der Grundlage der Vorbereitungen kann das Onboarding strukturiert umgesetzt werden. Am ersten Arbeitstag sind folgende Schritte sinnvoll:
Empfang: Der neue Mitarbeiter wird empfangen und zu seinem bereits eingerichteten Arbeitsplatz begleitet.
Willkommenspräsent: Ein kleines Begrüßungsgeschenk, zum Beispiel ein Blumenstrauß oder eine Grußkarte, ist eine nette Geste und signalisiert Wertschätzung.
Rundgang: Bei einem Rundgang durch die Räumlichkeiten lernt der neue Kollege alle wichtigen Abteilungen kennen. Auch tägliche Anlaufpunkte wie Toiletten, die Küche/der Sozialraum, Raucherraum etc. sind zur Orientierung wichtig.
Vorstellung der Kollegen: Der neue Arbeitnehmer wird den Kollegen namentlich bekannt gemacht, z. B. während des Rundgangs durch das Unternehmen.
Ablauf erklären: Der Arbeitnehmer erhält eine Einführung in die wichtigsten Aufgabenbereiche. Dazu eignet sich zum Beispiel der designierte Buddy/Pate.
Wurden die ersten Tage erfolgreich gemeistert, ist es Zeit für ein erstes Feedback.
Feedbackgespräch: Der neue Mitarbeiter gibt eine Rückmeldung zu seinen ersten Tagen im Unternehmen. Gegenseitige Anliegen, Eindrücke oder Erwartungen werden besprochen.
Aufgabenerweiterung: Nach der sukzessiven Einarbeitung kann der Mitarbeiter ggf. weitere Aufgaben übernehmen und zunehmend eigenverantwortlich arbeiten.

Integration: Hat der Mitarbeiter den Arbeitsalltag, die Unternehmenskultur uns seine neuen Kollegen näher kennengelernt, gilt es, die Mitarbeiterbindung zu stabilisieren. Eine positive Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung beinhaltet zum Beispiel:
• eine hohe Arbeitszufriedenheit des Mitarbeiters
Identifikation mit dem Unternehmen und organisationales Commitment
• die Festigung der intrinsischen Motivation
• die gegenseitige Wertschätzung der Belegschaft
• die Internalisierung der Unternehmenskultur
• regelmäßige Feedbackgespräche für einen offenen, vertrauensvollen Umgang und eine starke Mitarbeiterbindung

Fazit

Die Erfolgschancen einer nachhaltigen Mitarbeiterintegration steigen mit einem strukturierten Onboarding. Der Prozess umfasst die Zeitspanne von der Vertragsunterzeichnung des Mitarbeiters bis zur langfristigen Bindung an das Unternehmen. Untergliedern lässt sich das Onboarding in eine Vorbereitungsphase, die erste Orientierung in der Anfangsphase und die anschließende Stabilisierung der Mitarbeiterbindung.

Quelle Foto: Fotolia © Graf Vishenka


Denny Hölscher

Denny Hölscher

Als geschäftsführender Gesellschafter der prosoft Vertriebs- und Consulting GmbH verantwortet Denny Hölscher die Bereiche Vertrieb, Marketing und Support für Deutschland und Österreich. Sein Ziel: „Zufriedene Kunden, innovatives Marketing, optimale Prozessabläufe und solide Expansion.”

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