HR-Software: was Personaler erwarten

Wozu HR-Software?

HR-Software ist für viele Personaler ein wichtiges Tool in der Abwicklung verschiedenster HR-Prozesse. Vor gut 30 Jahren war der Einsatz von Software im Personalwesen noch ein Novum. Mittlerweile nutzt ein Großteil der Unternehmen IT-Anwendungen zur Unterstützung von Personalentscheidungen und zur Vereinfachung administrativer Prozesse. Über eine entsprechende Software mit integrierten Schnittstellen lässt sich der gesamte HR-Prozess vom Bewerbermanagement bis zur Lohnabrechnung digital abbilden und verwalten. Für viele Personalverantwortliche ist eine solche Software mittlerweile aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – vorausgesetzt sie erfüllt bestimmte Anforderungskriterien. Laut dem aktuellen „HR-Software Report 2016“ des Magazins personal manager und des Netzwerkportals HRM.de/at/ch halten 78 % der 94 befragten Personaler HR-Software für sehr wichtig. Mehr als 80 % aller Befragten gaben an, dass sie HR-Software in ihrem Unternehmen nutzen, 18 % sogar bereits seit über 20 Jahren. Der häufigste Einsatzbereich der Software ist das Arbeitszeitmanagement und die Zeiterfassung (80 %). Über eine Software mit Zeiterfassungsfunktion können zum Beispiel alle Arbeitszeiten sowie An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter in Echtzeit registriert werden. Am zweithäufigsten findet die Software in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Verwendung (78 %). Lohn- und Gehaltsabrechnungen lassen sich mit einer entsprechenden Software mittels Plausibilitätsprüfungen fehlerfrei und unter Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen (Steuer-, Sozialversicherungs-, Tarif-, Datenschutzrecht) abwickeln. Auf Platz 3 der Einsatzfelder steht das Bewerbermanagement: 68 % der Befragten nutzen HR-Software für ein effizienteres Bewerbermanagement, Tendenz steigend. Den größten Nutzungszuwachs verzeichnet neben dem Bewerbermanagement (+ 16 %) der Bereich Recruiting und Personalauswahl: 56 % der befragten Personalverantwortlichen nutzen HR-Software für die Personalgewinnung. Das ist ein Zuwachs von 20 % im Vergleich zur vergangenen Befragung im Jahr 2015! Ein eindeutiges Indiz dafür, dass das softwaregestützte E-Recruiting an Bedeutung gewinnt.

Mithilfe einer entsprechenden e-Recruiting-Software können Unternehmen den Bewerbungsprozess digital abbilden, verwalten und steuern. Umfangreiche Bewerbermanagement-Software ermöglicht eine intelligente Koordinierung des gesamten Bewerbungsprozesses – von der Bedarfsmeldung über die Online-Stellenanzeige bis zur erfolgreichen Stellenbesetzung. Mit prosoftrecruiting zum Beispiel, können Bedarfsmeldungen unmittelbar in einem Ansprechpartner-Portal gemeldet und schnell bearbeitet werden. Zur Erstellung der Stellenanzeige stehen standardisierte Anzeigen zur Verfügung, die im eigenen Corporate Design individualisiert werden können. Über die MCP-Funktion (Multi-Channel-Posting) kann eine Stellenanzeige mit wenigen Klicks in bis zu 200 kostenfreien- oder kostenpflichtigen (Premium-)Portalen gestreut werden. Um für potentielle Talente den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten, gibt es zusätzliche Funktionen wie CV-Reading/CV-Parsing: Der Kandidat lädt seinen Lebenslauf mit nur einem Klick hoch und die Angaben werden automatisch in die dafür vorgesehenen Datenfelder transferiert. Sobald die Bewerbungen eingegangen sind, lassen sich die Kandidaten mittels Matching-Funktionen wie PerfectMatch© automatisch nach verschiedenen Kriterien (Qualifikationen, Gehalt, Arbeitsmodell…) vorqualifizieren und priorisieren. Die richtige Software bringt viele Vorteile mit sich: etwa eine höhere Bewerber- und Einstellungsquote, ein effizienteres Management, Kosten- und Zeitersparnisse oder eine kürzere Time-to-Hire.

HR-Software – darauf kommt es an

Es wäre paradox, wenn eine HR-Software das Personalmanagement erschwert, anstatt es zu vereinfachen. Deshalb ist für den Großteil der im „HR-Software Report“ befragten Personaler eine einfache Bedienbarkeit besonders wichtig (91 %). Da besonders hochfunktionelle Software oft einen höheren Komplexitätsgrad aufweist, sollte eine gewisse Einarbeitungszeit mit eingeplant werden. Das ist zum Beispiel durch Mitarbeiterschulungen möglich. Gleichzeitig stellen Personalverantwortliche die Anforderung, dass die Software alle wichtigen HR-Prozesse im Unternehmen abbildet (80 %). Besonders gut funktioniert das, wenn die Software individuell auf komplexe unternehmensinterne Strukturen zugeschnitten wird. Funktionalitäten wie ein visuell ansprechendes Dashboard sorgen für einen Überblick über alle relevanten Aufgaben und Prozesse. Von einer perfekten HR-Software erwarten 80 % der User, dass sie über eine gute Auswertungs- und Reportingfunktion verfügt. Mit HR-Analytics lassen sich relevante Kennzahlen gezielt nachverfolgen, messen und zur Erfolgsoptimierung einsetzen. So kann beispielsweise mit einer entsprechenden e-Recruiting-Software die Anzahl und Qualität der Bewerber je Recruiting-Kanal zurückverfolgt werden. Recruiter haben dadurch die Möglichkeit, ihre Kanäle je nach Stellenausschreibung passgenau und erfolgsoptimiert auswählen.

Leider zeigen sich rund 23 % der Befragten unzufrieden mit ihrer aktuellen Softwarelösung. 10 % gaben sogar an, sehr unzufrieden zu sein. Als besonders störend empfinden sie es, wenn die Schnittstellen der Software nicht funktionieren (55 %). 48 % bemängeln es, wenn nicht alle relevanten HR-Prozesse abgedeckt werden und 36 % klagen über schlechten Service. Umso wichtiger ist es, eine betriebsinterne Anpassung der Software vorzunehmen. Hier empfiehlt es sich in der Planungsphase gemeinsam mit dem Software-Anbieter alle wichtigen Anforderungen, Prioritäten und Ziele auszuarbeiten und anschließend zu operationalisieren. Nach der Datenmigration und Testsimulation kann die Software dann passgenau in das System integriert werden. Mit der richtigen Komplettlösung/All-in-One-Lösung stellen User sicher, dass die Software alle wichtigen HR-Prozesse abdeckt. Außerdem lohnt es sich, bei der Wahl des Software-Anbieters auf die Qualität und den Umfang des Service- und Supportangebots zu achten. Sind zum Beispiel 24h-Services enthalten? Gibt es eine persönliche Service-Hotline? Veranstaltet der Anbieter auch Schulungen oder Seminare und werden diese von den Software-Experten selbst oder von Dritten durchgeführt…?

Positiv herauszuheben ist, dass ein Großteil der Befragten einen deutlichen Vorteil in der Nutzung von HR-Software erkennt – vorausgesetzt sie funktioniert und verfügt über die gewünschten Funktionalitäten. 62 % der Befragten gaben an, die Software erhöhe die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der HR-Prozesse. 35 % freuen sich über Zeit- und Kostenersparnisse. Auch die bessere Übersicht und die Möglichkeit zur gezielten Prozessoptimierung fallen positiv ins Gewicht. Da wundert es nicht, dass knapp 40 % der befragten Nicht-Nutzer eine Software-Einführung in den kommenden 12 Monaten planen.

Fazit

Oft sind Personalverantwortliche in ihrem Berufsalltag mit komplexen Koordinationsaufgaben und einem hohen Verwaltungsaufwand konfrontiert. Deutlich vereinfachen lassen sich HR-Prozesse durch die Nutzung einer entsprechenden Software. Für Personaler ist hier vor allem wichtig, dass die Software leicht bedienbar ist und alle wichtigen HR-Prozesse abbildet. Damit die Software auch jederzeit einwandfrei funktioniert, legen viele einen hohen Wert auf Service- und Supportleistungen. Einen besonders hohen Zuwachs erfährt die HR-Software derzeit im Bereich Bewerbermanagement und Recruiting. Recruiter haben erkannt, wie hilfreich eine passende Software im „War for Talents“ sein kann.


Laura Wegmann

Laura Wegmann

Laura Wegmann ist für prosoft als Mitarbeiterin im Außendienst mitverantwortlich für die Betreuung von Kunden und Interessenten vor Ort. Zusätzlich ist die Wirtschaftsfachwirtin als Referentin im prosoft Seminar-Team tätig.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>