HR-Outsourcing? Chancen & Risiken der Auslagerung

Weniger Kosten, mehr Leistung

Kosten senken und die eigene Leistungsqualität steigern: Ein Ziel, das viele Unternehmen anstreben. Um sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und eine bessere Performance zu erzielen, greifen einige von ihnen auf externe Dienstleister zurück. Das Business Process Outsourcing (BPO) kommt in verschiedenen Bereichen zum Einsatz, zum Beispiel im Finanzwesen, in der Logistik, im Kundenservice oder im Personalwesen. Unternehmen, in denen der HR-Bereich keine Kernkompetenz darstellt oder die in bestimmten HR-Prozessen mangelnde Ressourcen aufweisen, können ausgewählte Leistungen an einen Dienstleister auslagern. Darunter fallen zum Beispiel Routineaufgaben mit einem geringen Mehrwert oder Prozesse, die Rationalisierungs- und Optimierungspotenzial bieten. In Zeiten höheren Konkurrenzdrucks aufgrund von Fachkräfteengpässen und des demographischen Wandels steht der Personalbereich vor neuen Herausforderungen, die sich für manche mit einer Auslagerung vorher definierter HR-Prozesse besser meistern lassen. Outsourcen kann ein Unternehmen beispielsweise den Bereich Bewerber-Management und Recruiting, Talentmanagement, Lohnabrechnung, Personalverwaltungsaufgaben wie die Anmeldung bei der Renten- und Sozialversicherungsstelle, die Personalkostenplanung oder Zeiterfassung. Voraussetzung für eine erfolgreiche Auslagerung ist eine sorgfältige Vorbereitung und Planung des Outsourcings, die eine Kenntnis der internen Kosten und Prozesse sowie eine zielgenaue Abstimmung mit dem Dienstleister beinhaltet.

Chancen und Risiken des HR-Outsourcings

Richtig geplant kann die Auslagerung bestimmter HR-Prozesse dem Unternehmen viele Vorteile bieten. Wer die eigenen Abläufe und Prozesse kennt und interne Kosten überblickt, kann Kostensenkungs- und Optimierungspotenziale besser erkennen. Neben der Kostenreduktion hat das Outsourcing aber noch weitere Vorteile: Ein Unternehmen kann zum Beispiel flexibel auf Kapazitätsspitzen reagieren, wenn eine kurzfristige Einstellung neuer Mitarbeiter nicht möglich oder gewünscht ist. Die Fixkosten für eine Festanstellung entfallen und bei der Auslagerung entstehen stattdessen – je nach Preismodell des Providers – variable Kosten. Lagert das Unternehmen Prozesse aus, die nicht zu den Kernkompetenzen zählen oder sehr zeitintensiv sind, kann es sich besser auf seine Stärken konzentrieren. Die Fokussierung auf wesentliche Aufgaben und Prozesse stärkt die Wettbewerbsfähigkeit, wenn gleichzeitig auch die Leistungen in den ausgelagerten Prozessen stimmen. Lagert ein Unternehmen beispielsweise administrative Tätigkeiten wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus, kann es die dadurch gewonnenen Ressourcen etwa in die Personalentwicklung oder -gewinnung investieren, wenn es dort starke Kompetenzen aufweist. Es hat die Möglichkeit, interne Prozesse effizienter zu gestalten und profitiert bei der Wahl eines professionellen Anbieters von dessen Know-How. Verfügt der Provider über Kompetenzen, die im eigenen Unternehmen nicht vorhanden sind, lässt sich im Idealfall die Gesamtperformance im Personalwesen erhöhen. Spezialisierte Anbieter verfügen über Spezialwissen und Kompetenzen, die zur Verbesserung der Service- oder Leistungsqualität beitragen können. Ändern sich die Rahmenbedingungen, etwa im Falle von Gesetzesänderungen im Steuerrecht, muss der Anbieter diese Neuerungen berücksichtigen. Ein Unternehmen, das eine Niederlassung im Ausland aufbauen will, kann z. B. auf einen Outsourcing-Dienstleister zurückgreifen, um seine Prozesse schnell und mit Rücksicht auf das landesspezifische Recht ins Laufen zu bringen. Gegebenenfalls profitiert es auch von den Standortvorteilen des Providers. Übernimmt der Anbieter die Verantwortung für ausgewählte HR-Prozesse, trägt er auch das Risiko (Risikoverlagerung).

Das Outsourcen von Prozessen kann für Unternehmen aber auch mit Risiken verbunden sein: Es gibt die volle Kontrolle über seine Prozesse ab und macht sich abhängig von einem Dienstleister. Die Qualität des Providers lässt sich zwar kontrollieren oder über Referenzen zufriedener Kunden einschätzen, allerdings besteht keine Garantie für die Leistungsqualität. Es kann passieren, dass der Anbieter nicht die gewünschte Performance erbringt oder Fehler auf das Unternehmen abwälzt. Absichern kann sich der Kunde z. B. über eine sorgfältige Vertragsvereinbarung inkl. Service Level Agreement. Die zusätzlichen Kommunikationsanforderungen zwischen Provider und Kunde sind ggf. zeitintensiv und können Missverständnisse mit sich bringen. Umso wichtiger ist es, den Informationsaustausch bzw. die Leistungs-/Ergebnisübergabe zwischen Anbieter und Unternehmen vorab zu regeln und sinnvoll zu terminieren. Entscheidet sich das Unternehmen dafür, seine Prozesse zu reintegrieren, können Schwierigkeiten auftreten. Insbesondere wenn bestimmte Bereiche über eine lange Zeit hinweg ausgelagert wurden und die internen Abläufe sich stark geändert haben.

Wichtige Umsetzungsschritte

Eine sorgfältige Planung und ein klar definierter Vertrag erhöhen die Erfolgschancen für das Outsourcing der HR-Prozesse und sichern das Unternehmen z. B. in puncto Leistungsqualität ab. Dabei können z. B. folgende Praxisschritte zum Tragen kommen:

Ist-Zustand analysieren: Um zu definieren, welche Prozesse sich zur Auslagerung eignen, sollten die unternehmensinternen Abläufe und Kosten bekannt sein. Eine Prozess- und Kostenanalyse hilft dabei, die auszulagernden Prozesse zu definieren und klar einzugrenzen.

Prozesse abgrenzen und bewerten: Für welche Prozesse ist ein Outsourcing lohnenswert? Welche Vorteile können ggf. dadurch erzielt werden? Wie können die Abläufe am effektivsten unterstützt werden? Ist bei Beendigung des Outsourcing-Vertrags eine Reintegration möglich? Welche Risiken bestehen für das Unternehmen? Wie sieht die Kosten-Nutzen-Relation aus?

Anbieterauswahl: Bei der Auswahl eines geeigneten Providers können verschiedene Faktoren relevant sein, z. B.:
• Vertragslaufzeit und Möglichkeit der Laufzeitänderung
• Das Preismodell
• Die Kompetenzen des Providers
• Ein geeignetes Service Level Agreement
• Die kulturelle Passung des Anbieters bzw. dessen Leistungsspektrums

Abstimmung der Leistungen mit dem Provider: Welche Leistungen sollen ausgelagert werden? Das Service Level Agreement zur Leistungsvereinbarung umfasst beispielsweise:
• Serviceinhalt und -umfang
• Verfügbarkeit der Leistungen
• Definition von Zielen, Leistungs- und Qualitätsmerkmalen
• Bestimmung von Mess- und Kontrollinstrumenten zur Überprüfung der Leistungsqualität
• Festlegen von Sanktionen bzw. Vertragsstrafen bei Unterschreitung des Qualitätsniveaus, ggf. Festlegen von Fehlergrenzen
• Leistungsdokumentation mittels Reporting

Verantwortlichkeiten definieren: Wer ist für welche Leistungen in welchem Zeitrahmen zuständig?
Serviceübergabe planen: Wann und in welcher Form sind die Leistungen zu überbringen? Wann sollen die Ergebnisse weitergeleitet und weiterverarbeitet werden? Welche Kontroll- und Messinstrumente werden eingesetzt?

Mitarbeiter einbeziehen: Wichtig ist, die Mitarbeiter frühzeitig im Rahmen des Change Managements in den Prozess einzubeziehen. Hier ist vor allem zu klären, welche Auswirkungen das Outsourcing auf interne Strukturen und Prozesse hat und wie sich die Verantwortlichkeiten und Arbeitsroutinen dadurch verschieben.

Automatisierung von Prozessen

Eine Standardisierung von HR-Prozessen, zum Beispiel des Bewerbermanagements, kann zu höherer Prozesseffizienz beitragen sowie Zeit und Ressourcen minimieren. Eine Möglichkeit zur Automatisierung des Bewerbermanagements bieten Recruiting-Lösungen wir prosoftrecruiting©: Mit der Software definieren HR-Verantwortliche Aufgaben und Workflows und können Dokumente oder Bewerberprofile zentral verwalten. Funktionen wie Multiposting oder Bewerbermatching erleichtern und optimieren den Rercuiting-Prozess für Personalabteilung und Bewerber.
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Fazit

HR-Outsourcing bietet Unternehmen die Chance, Prozesse auszulagern und sich verstärkt auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Dabei steht oft nicht nur die Kostenreduktion im Vordergrund: Die Fokussierung auf wettbewerbsstarke Bereiche kann in Kombination mit dem Know-How eines professionellen Dienstleisters dazu beitragen, Leistungsverbesserungen zu erzielen. Ein Risiko besteht für Unternehmen darin, sich von dem Anbieter abhängig zu machen und ausgelagerte Leistungen ggf. nur mit Schwierigkeit wieder reintegrieren zu können. Für ein erfolgreiches Outsourcing sollte in jedem Fall das Service Level Agreement stimmen.

Quelle Foto: Fotolia © teguhjatipras


prosoft-Team

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Personalwesen und IT: eine unschlagbare Kombination. Als Anbieter hochspezialisierter Branchensoftware für das HR-Management und den Zeitarbeitsmarkt verfolgen wir diese Liaison seit über 30 Jahren. Was uns daran fasziniert? Dass sich selbst komplexe Prozesse mit dem richtigen Werkzeug einfach intelligent gestalten lassen. Unseren Erfahrungsschatz aus Branchen-Know-how, Prozessexpertise und Praxiswissen teilen wir mit HR-Interessierten in unseren Praxisseminaren:

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