Diese Bewerberrechte sollten Sie kennen

No-Gos im Bewerbungsprozess

Bewerbungsunterlagen im Sekretariat offen herumliegen lassen oder länger als nötig zu speichern sind ein No-Go für Unternehmen. Da es sich bei Bewerberdaten um sensible personenbezogene Daten handelt, sind die Aufbewahrungsfristen entsprechend eingeschränkt. Werden die Daten unbefugten Dritten zugänglich gemacht – etwa, indem bei der digitalen Speicherung einer Online-Bewerbung kein Schutz durch Zugriffsrechte gewährleistet wird – verstößt das Unternehmen gegen die gesetzlich gebotene Schweigepflicht. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 300.000 Euro verbunden sein. Zugriff haben nur diejenigen Personen, die unmittelbar mit der Stellenbesetzung betraut sind, zum Beispiel Arbeitgeber, Personaler, Personalsachbearbeiter oder Führungskräfte und Vorgesetzte, die bei der Kandidatenauswahl mitentscheiden. Nach § 99 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat ein Recht auf Einsicht in die Bewerbungsunterlagen. Datenschutzbeauftragte sind dazu angehalten, die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu überwachen.

Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

Bewerbungsunterlagen erhalten vertrauliche persönliche Daten wie den Lebenslauf mit Angaben zum schulischen und beruflichen Werdegang, Zeugnisse und Gehaltsvorstellungen. Darüber hinaus entstehen ggf. weitere Daten, wie die Notizen des Personaler oder eine Protokollierung im Vorstellungsgespräch, die Ergebnisse von Eignungstests oder medizinischen Untersuchungen. Prinzipiell sind Unternehmen nach Bundesdatenschutzgesetz dazu befugt, die Daten solange zu speichern, wie sie ihren Speicherungszweck erfüllen – das ist i. d. R. die Stellenbesetzung. Eine unbegrenzte Speicherung ist nicht erlaubt. Grundsätzlich sollten die Daten daher im Zeitrahmen von 2 Monaten nach Ablehnung eines Bewerbers vernichtet werden. Eine Datenspeicherung kann für das Unternehmen im Sinne des Eigenschutzes wichtig sein, wenn es sich gegen potenzielle Diskriminierungsvorwürfe wehren muss, die ein abgelehnter Bewerber geltend macht. Berufen kann er sich dabei auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Nach § 15 AGG Abs. 4 muss er seinen Anspruch innerhalb einer Frist von 2 Monaten nach Zugang der Ablehnung schriftlich geltend machen – außer die Tarifvertragsparteien haben etwas anderes verhandelt. Danach hat er nach § 61b ArbGG weitere 3 Monate Zeit, um eine Klage zu erheben. Das Unternehmen bewahrt die Daten in dem Fall als Beweismittel für den Zeitraum möglicher Klageerhebungen und bis zum Verfahrensabschluss auf, d. h. für ca. 5 Monate. Ein Recht darauf zu erfahren, wer die angestrebte Position im Unternehmen innehat, hat der Kläger nach EuGH-Entscheidung nicht. Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung, werden die Date in die Personalakte übernommen.
Will ein Unternehmen die Daten qualifizierter Kandidaten im firmeninternen Kandidatenpool oder Talent Pool speichern, ist dafür eine ausdrückliche, bestenfalls schriftliche Einwilligung der Kandidaten erforderlich. Viele Bewerber willigen hier ein, weil sie sich eine Jobperspektive erhoffen. Unternehmen mit einem Bewerbermanagement-System können die Daten auch bei Erfassung der Kandidaten im System einholen. Eine entsprechende Bewerbermanagement-Software standardisiert den Recruiting-Prozess, so dass die Bewerberdaten und -kontakte zentral von Entscheidern verwaltet werden können. Je nach Funktionsumfang bietet eine E-Recruiting-Software Möglichkeiten zur Optimierung des Bewerbungsprozesses, z. B. eine Job-Multiposting-Funktion zur Erhöhung der Bewerberreichweite, CV-Parsing zur Verbesserung der Candidate Experience oder Matching-Algorithmen für eine qualifizierte Vorauswahl von Kandidaten. Ist in der Software ein eigener Kandidatenpool/Talent Pool integriert, können vielversprechende Bewerberprofile nach Einholung der Einwilligung per Mausklick aufgenommen werden. Der Vorteil: Das Unternehmen kann bei weiterem Personalbedarf zunächst den Talentpool nach passenden Talenten überprüfen. Wird es hier fündig, erübrigen sich zeit- und ressourcenintensive Prozesse wie das Schalten von Stellenanzeigen.

Keine Diskriminierung von Bewerbern: das AGG

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützte Beschäftigte – darunter auch Bewerber (§6 AGG) vor Benachteiligung aus personenbezogenen Gründen. Darunter fallen Ungleichbehandlungen aufgrund von:
• Rasse oder ethnische Herkunft
• Religion oder Weltanschauung
• Geschlecht
• Behinderung
• Alter
• Sexuelle Identität
Das Diskriminierungsverbot ist in allen Phasen des Bewerbungsprozesses zu beachten – von der neutralen Formulierung in Stellenausschreibungen über die Fragen im Vorstellungsgespräch bis hin zur Darlegung der Absagegründe. Wird in einer Stellenanzeige etwa nach einer „jungen Sekretärin“ gesucht, könnten Bewerber eine Diskriminierung aufgrund von Alter und Geschlecht monieren. Das gleiche gilt für Formulierungen in Bewerbungsabsagen: Diese sollten möglichst AGG-sensibel formuliert werden, d. h. keine Interpretationsspielräume bzgl. einer potenziellen Diskriminierung offenlassen. Ebenso sind unzulässige Fragen im Bewerbungsgespräch zu beachten, etwa bezüglich der sexuellen Orientierung, Familienplanung (Vorliegen einer Schwangerschaft, Hochzeitspläne, Kinderwunsch…), der Religion/Konfession, Partei- und Gewerkschaftszugehörigkeit, Krankheiten oder Vermögensverhältnisse. In §8 – §10 sind mögliche Ausnahmen für eine unterschiedliche Behandlung geregelt, z. B. berufliche Anforderungen die diese rechtfertigen oder eine Ungleichbehandlung aufgrund von Religion oder Weltanschauung durch Religionsgemeinschaften.

Welche Kosten muss das Unternehmen dem Bewerber erstatten?

Für Bewerbungsmappe und alle benötigten Materialien wie Papier, Fotos, Porto und bei Bedarf auch ein Führungszeugnis kommt der Bewerber selbst auf. Einen Anspruch auf Kostenerstattung kann er für Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch und eventuelle Verpflegungspauschalen oder Hotelkosten stellen, wenn er eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhält. Hat das Unternehmen die Kostenübernahme in der Stellenausschreibung oder in der Einladung zum Bewerbungsgespräch ausgeschlossen, entfällt der Anspruch.

Fazit

Datenschutz und Gleichbehandlung von Bewerbern spielen im Bewerbungsprozess eine wichtige Rolle. Das AGG schützt Bewerber vor Diskriminierung aufgrund von personenbezogenen Gründen wie Alter oder Geschlecht. Im Bundesdatenschutzgesetz ist der Umgang mit sensiblen persönlichen Daten geregelt. Verstoßen Unternehmen etwa gegen die Schweigepflicht, indem sie unbeteiligten Dritten Zugriff zu Bewerberdaten gewähren, kann das mit Bußgeldern bis zu 300.000 Euro geahndet werden. Personaler sollten deshalb die wichtigsten Bewerberrechte kennen.

Quelle Foto: Fotolia © contrastwerkstatt


prosoft-Team

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