Ganzheitliches und integriertes Bewerbermanagement von A-Z

Die wichtigsten Schritte für ein reibungsloses Recruiting.

Den Personalbedarf in einem Unternehmen zu erkennen, fachliche und soziale Anforderungen korrekt einzuschätzen und neue Mitarbeiter zu gewinnen ist eine wichtige und sensible Aufgabe. Gerade Fachkräfte werden heiß umworben. Der Umgang mit Bewerbern gehört zur Außendarstellung eines Unternehmens. Deshalb gilt es, möglichst schnell einen passenden Bewerber zu finden und ihn an das Unternehmen zu binden. Gleichzeitig muss abgelehnten Bewerbern Wertschätzung entgegengebracht werden.

Damit das gut gelingt, braucht es einen klar strukturierten Prozess im Bewerbermanagement. Wenn ein Unternehmen schnell und zuverlässig mit Bewerbern kommuniziert und sie stets über den aktuell Stand der Bewerbung informiert, steigert das auch die Attraktivität als Arbeitgeber in der Außenwahrnehmung.

Gutes Bewerbermanagement folgt klaren Schritten

 

Der Prozess des Bewerbermanagements beginnt mit der Ausschreibung einer Stelle, geht über in die Verwaltung der Bewerberdaten und endet meist bei der endgültigen Personalauswahl. In manchen Unternehmen ist der Prozess erst mit der Anmeldung bei den Sozialversicherungen abgeschlossen. Abgelehnte Kandidaten werden dabei nach Rücksprache als potenzielle Fachkräfte in einem Bewerberpool erfasst. Das unterstützt die Personalabteilung beim künftigen Recruiting.

Damit das Bewerbermanagement optimal und verlässlich funktioniert, macht es Sinn, die internen Prozesse zu systematisieren und einen standardisierten Workflow zu etablieren. Klare Vorgaben mit festgelegten zeitlich konkret gefassten Abläufen für Zusagen, Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen können viel Zeit und Kosten sparen. Ein gut funktionierendes Bewerbermanagement führt zu einem besseren Arbeitgeber-Image und erfüllt ganz nebenbei auch die Anforderungen des Datenschutzes.

Um den Prozess des Bewerbermanagements effektiv und schnell organisieren zu können, empfiehlt sich die Verwendung einer Bewerbermanagement-Software. Sie führt in einzelnen Schritten durch das komplette Recruiting und hilft dabei, dass auch bei wechselnden Ansprechpartnern oder krankheitsbedingten Ausfällen nichts vergessen wird. Wie der Prozess konkret aussehen kann, zeigen wir an der Software prosoftrecruiting.

In 6 Schritten zum professionellen Bewerbermanagement

  1. Schritt: Meldung des Personalbedarfs

Fachabteilungen melden der Personalabteilung oder einer Zeitarbeitsfirma, welche Fachkräfte sie aktuell brauchen. Dazu gehört die Beschäftigungsart (befristet/unbefristet, Teilzeit/Vollzeit), die Anzahl der Vakanzen sowie der Standort. Dabei ist es wichtig, das jeweilige künftige Aufgabengebiet zu spezifizieren. Tätigkeitsfeld und Anforderungen müssen klar definiert und so konkret wie möglich sein. Diese Vorgaben zum Profil der Bewerber müssen aus der Fachabteilung kommen und nötigenfalls aktiv eingefordert werden.

  1. Schritt: Prüfung des Talentpools

In diesem Schritt wird der Mitarbeiterpool bzw. der Bewerberpool auf potenzielle Kandidaten geprüft. Gerade in Konzernen müssen möglicherweise erst die internen Bewerber abgefragt werden. Auch ein Abgleich mit dem bereits existierenden Bewerberpool ist sinnvoll. Vielleicht gibt es eine passende Fachkraft, die sich bereits initiativ beworben hat oder noch von einer früheren Personalsuche gespeichert ist. Falls in diesem Schritt bereits jemand gefunden wurde, kann viel Zeit gespart werden, da direkt zum Auswahl- und Entscheidungsprozess übergegangen werden kann.

 

  1. Schritt: Ausschreibung des Personalbedarfs

Findet sich im Vorfeld kein geeigneter Bewerber, so wird im nächsten Schritt die Stelle ausgeschrieben. Dabei ist die Stellenausschreibung ein wichtiges Tool im Bewerbermanagement , bei der einiges auch aus datenschutzrechtlichen Gründen zu beachten ist.

Hier eine Übersicht, welche Aufgaben bei prosoftrecruting zur Ausschreibung des Personalbedarfs gehören:

personalbedarf prozess-1

  1. Schritt: Bewerbungseingang

Nachdem die Stellenanzeige erfolgreich veröffentlich wurde, treffen die Bewerbungen elektronisch über die Formulare der Bewerberportale, per E-Mail, per Post, über die Arbeitsagentur, aber auch telefonisch oder persönlich ein. Die Daten können dann in eine digitale Bewerberakte übernommen werden.

  1. Schritt: Auswahlprozess

Sind die Bewerber im Pool gespeichert, können Personalabteilung und Entscheider leicht die nächsten Schritte einleiten: absagen, nachfragen, in den Bewerberpool geben, in Kontakt treten oder einladen. Leichter und schneller geht es, wenn für die einzelnen Aktionen Vorlagen im System hinterlegt werden. Diese können dann automatisch und personalisiert per E-Mail, Post etc. versandt werden. Für potenzielle Kandidaten wird dann ein Termin für das Vorstellungsgespräch oder das Assessment-Center festgelegt und abgestimmt.

  1. Schritt: Steuern des Entscheidungsprozesses

Der letzte Punkt ist der Entscheidungsprozess. Er unterteilt sich in in folgende Teilschritte:

Entscheidungsprozess

In diesem Schritt geht es vor allem um das Führen der Bewerbergespräche, das Organisieren von Probearbeiten, eine standarisierte Bewerberbeurteilung oder das Hinterlegen des Profils für ein 2. Gespräch.

Am Schluss des Bewerbungsprozesses steht dann eine Entscheidung. Diese wird dem ausgewählten Kandidaten mitgeteilt. Alle anderen Kandidaten erhalten eine Absage und werden gefragt, ob sie in den Bewerberpool aufgenommen werden wollen. Das ist schon aus datenrechtlichen Gründen erforderlich.

 

Fazit:

Ob Sie nun mit oder ohne Software arbeiten, mit diesen 6 Schritten behalten sie den Überblick. So läuft das Bewerbermanagement schnell, professionell und lückenlos ab und Sie haben bei der Suche nach guten Fachkräften immer die Nase vorn.


Sylvia Schaab

Sylvia Schaab

Sylvia Schaab ist Wirtschaftsjournalistin und Geschäftsführerin der ABC MEDIENAGENTUR. Sie schreibt seit vielen Jahren über HR / Personalthemen sowie Unternehmensorganisation und bringt ihr Wissen für den HR-Blog von prosoft ein.

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