Die Bewerberbeurteilung beginnt vor der Stellenausschreibung

Beurteilungskriterien für die Bewerberauswahl sind früh festzulegen und konsequent anzuwenden.

Jede Firma ist nur so gut wie ihre Mitarbeiter, entsprechend wichtig ist im Bewerbermanagementprozess die richtige Bewerberauswahl. Diese Auswahl erfolgt recht spät im Prozess und das verleitet zum Trugschluss, dass man sich anfangs nicht darum kümmern muss. Das Gegenteil ist der Fall: Die Beurteilungskriterien sind im Bewerbermanagement einer der ersten Schritte. Sie sparen im Prozessverlauf Zeit und schützen vor Fehlentscheidungen.

Beurteilungskriterien = Anforderungsprofil

Prinzipiell sollte klar sein, dass die Beurteilungskriterien den Anforderungen entsprechen, denn: Wie will man am Ende den richtigen Bewerber auswählen, wenn die Stellenausschreibung nicht genau das enthält, was man von ihm erwartet? Die Anforderungskriterien der Stellenausschreibung müssen also deckungsgleich mit den Kriterien der Bewerberbeurteilung sein.

Dann (und nur dann!) haben gute Bewerber die Chance, in ihrem Anschreiben genau die richtigen Kriterien hervorzuheben. Und schon beim ersten Screening der Bewerbungen können Unternehmen anhand der vorher festgelegten Beurteilungskriterien schnell die Spreu vom Weizen trennen.

Guter Beurteilungsprozess spart Zeit

Ein guter Beurteilungsprozess hilft also, Zeit (Time to Hire) zu sparen, die Stelle so schnell wie möglich mit dem richtigen Kandidaten zu besetzen und möglichst wenig Produktivitätsverlust zu haben.

Die Betonung liegt hierbei auf „Prozess“. Die „Entscheidung“ für den besten Bewerber klingt nach „rasch und kurzentschlossen“, doch die Realität sieht oft anders aus. Schnelle Entscheidungen „aus dem Bauch heraus“ gehen oft schief, weil das Bauchgefühl sehr subjektiv ist. Wer darauf vertraut, der richtige Bewerber werde sich im Laufe der Vorstellungsgespräche schon herausschälen, hat nicht selten nach den Gesprächen die Diskussionen, wer der geeignetste ist: Weil er das bessere Auftreten hat. Weil er die besseren Fachkompetenzen hat. Weil er besser ins Team passt.

Beurteilungsprozess ins Bewerbermanagement einfügen

Vor solchen Diskussionen und im schlimmsten Fall Fehlentscheidungen bei der Bewerberauswahl kann man sich schützen: Indem man bereits am Anfang die Beurteilungskriterien definiert und sie ins Bewerbermanagement Schritt für Schritt einbindet.

Folgende Schritte sind wichtig für eine erfolgreiche Bewerberauswahl.

Schritt 1: Beurteilungskriterien erstellen

Die Beurteilungskriterien sollten wie oben ausgeführt deckungsgleich mit dem Anforderungsprofil in der Stellenausschreibung sein. Dabei geht es nicht nur darum, welche Beurteilungskriterien man auflistet, sondern auch, wie man sie gewichtet: Was sind Muss-Kriterien, was ist verzichtbar, was sind die Sahnehäubchen?

Aufwand verdient hier die Einbindung und ggf. auch die Auseinandersetzung mit den Fachabteilungen oder Zweigstellen, also mit den Mitarbeitern, die dann alltäglich mit dem neuen Mitarbeiter zu tun haben. Hier herrschen oft ganz andere Prioritäten und Vorstellungen zur Bewerberauswahl wie in der Personalabteilung. Zum Beispiel sind Formfehler in einer Bewerbung oft K.O.-Kriterien für die Personaler. Das ist bei einem Bewerber fürs Marketing wohl sinnvoll, aber bei einem Handwerker kann es sekundär sind. Kritische Querdenker ecken vielleicht schon im Vorstellungsgespräch an, das kann jedoch in Entwicklung oder Qualitätsmanagement erwünscht sein.

Schritt 2: Vorauswahl der Bewerber

Anhand der Bewerbungsunterlagen und gegebenenfalls einem ersten Befragungsbogen wird in A-B-C-Kandidaten unterteilt und die ersten Absagen werden verschickt. In der Regel macht das die Personalabteilung, so dass die Fachableitungen/Filialen nicht den ganzen Bewerbungseingang bearbeiten müssen. Dies birgt die Gefahr, dass fachlich hervorragende Leute aufgrund formaler Kriterien abgelehnt werden. Eine entsprechende Priorisierung der Beurteilungskriterien verhindert solche Fehler.

Schritt 3: Bewerberbeurteilung dokumentieren

Im Idealfall läuft die Beurteilung IT-gestützt ab. Sie wird mit der Stellenausschreibung aufgesetzt, bereits die ersten Absagen werden darin dokumentiert und bei jedem Auswahlschritt kommen weitere Informationen zur Bewerberbeurteilung hinzu. Auf die vielen verschiedenen Beurteilungssysteme werden wir in einem weiteren Blogartikel eingehen. Wichtig ist weniger die Technik – es geht auch mit Beurteilungsbögen auf Papier – als vielmehr die Tatsache, dass man die Bewerberbeurteilung überhaupt dokumentiert. Die Bewerberauswahl zieht sich oft über Wochen hin, da ist es normal, dass man wichtige Bewerbereigenschaften vergisst oder verwechselt. Mit einer Dokumentation ist das Unternehmen zudem in Bezug auf das AGG  auf der sicheren Seite.

Schritt 4: Bewerbergespräch

Der Einfachheit halber ist hier nur vom Bewerbergespräch die Rede, aber das Gesagte gilt entsprechend auch für Assessments aller Art. Die (früh festgelegten) Beurteilungskriterien dienen jetzt als Leitfaden. Sie sollten erfragt, geprüft und hinterfragt werden. Je wichtiger das Kriterium, desto zentraler die Bedeutung im Gespräch. Gute und engagierte Bewerber sind heute darauf geeicht, ihre guten Seiten ins rechte Licht zu stellen, um Schwächen zu überspielen. Achten Sie mit Hilfe Ihres Leitfadens darauf, dass Ihre eigenen Beurteilungskriterien im Bewerbungsgespräch genügend Raum bekommen.

Schritt 5: Bewerberauswahl – jetzt ganz einfach

Wenn Sie den Prozess bis hierher konsequent durchgezogen haben, dann ist die Bewerberauswahl nur noch ein Formalität: Ihre Dokumentation zeigt Ihnen klar, wer der geeignete neue Mitarbeiter ist – und diese Entscheidung können Sie gegenüber allen eventuell noch zu beteiligenden (Personalrat, Behinderten- und/oder Frauenbeauftragte etc.) auch klar vertreten.


Andrea Nagl

Andrea Nagl

Andrea Nagl ist freie Journalistin und Autorin. Sie arbeitet in zwei Themenfeldern: Bautechnik/Produktion und Gesundheit/Soziales. Spezialgebiete sind unter anderem Sozialrecht, psychosoziale Gesundheit, sozial-emotionale Kompetenzen, Corporate Social Responsibility und Zeitarbeit.

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